מטרת ההנחיות החדשות של האוצר לא הושגה: המעסיקים משלמים יותר על שירותי תפעול וסוכני הביטוח הפסיקו לטפל בכספי המעסיקים
במהלך שנת 2017 נכנסו לתוקף מספר רפורמות משמעותיות, הדורשות מהמעסיקים לשנות מהותית את דרך העבודה בהעברת הכספים להסדרים הפנסיוניים של העובדים. בינואר השנה נכנסה לתוקפה ההנחיה להפריד את שירותי התפעול למעסיק משירותי הסוכן לעובד, לכל החברות ובכל גודל. כמו-כן, כל מעסיק שלו יותר מ-50 עובדים נדרש לדווח על הפקדות לחיסכון פנסיוני באמצעים דיגיטליים ובקובץ דיווח אחיד בפורמט שקבע משרד האוצר.
החל מינואר 2018 תחול ההנחיה על מעסיקים מעל 20 עובדים, ובינואר 2019 תחול ההנחיה על כלל המעסיקים (החרגה למעסיקים מתחת ל-5 עובדים אינה רלוונטית).
יש להביא בחשבון זמן הערכות של חודשיים לפחות לכל מעסיק (להכנות), לפני שיהיה אפשר לדווח במבנה החדש.
המשמעות היא שעשרות אלפי מעסיקים יחלו לדווח במבנה המקוון באותו זמן.
בתחילת 2016 הועברה האחריות על קליטת הכספים בקופות העובד לידי המעסיק, אולם עד כה את עלויות התפעול למעסיק שילמו העובדים לסוכנים דרך דמי הניהול. ב-30 בנובמבר 2015 פורסם בחוק ההסדרים תיקון לחוק ולפיו תתקיים הפרדה בין שירותי שיווק פנסיוני שמקבל עובד משירותי תפעול פנסיוני שמקבל מעסיק מאותו הסוכן. זאת, כדי למנוע מצב שבו העובד משלם (באמצעות דמי הניהול בתכנית) את השירותים שמקבל המעסיק.
מרבית הסוכנים כבר הודיעו למעסיקים שהם מפסיקים להעניק להם שירותי תפעול וממשיכים להעניק שירותי שיווק לעובדים בלבד. זאת בגלל רשימת דרישות בלתי אפשרית למי שרוצה להמשיך להעניק את שני השירותים.
בפועל, מטרת הרפורמה לא הושגה כי המעסיקים משלמים יותר על שירותים שקיבלו בעבר בחינם, ודמי הניהול לעובדים לא ירדו כי מרבית הסוכנים מסרבים (או יסרבו בעתיד) להעניק שירותי תפעול למעסיקים.
חשוב מאד: ההפרדה חלה היום על כל העסקים במשק ללא כל קשר להוראת הדיווח המקוון.
מהן ההכנות שצריך לבצע לקראת הדיווח המקוון?
- בחירת קוד מוסד מתאים בכל תכנית פנסיונית של כל עובד במערכת השכר.
- הקלדת מספרי עמית ומספרי פוליסה לכל תכנית פנסיונית של כל עובד במערכת השכר.
- סנכרון שיעורי הפקדה ושכר על פי הדיווחים המתקבלים מהגופים המוסדיים.
- בדיקה אחורנית של כל ההפקדות שבוצעו בעבר לתיקי העובדים על מנת לוודא שכל הכספים מהעבר נקלטו באופן תקין ואין פיגורים.
לצורך הכנות אלה, על המתפעל שנבחר להשיג את כל המידע מהגופים המוסדיים.
מהם שירותי התפעול למעסיק?
שירותי התפעול למעסיק הם אחד משלושת השירותים הבאים :
- הפקדת כספים בעבור העובדים של המעסיק לגופים המוסדיים.
- העברת מידע לגופים המוסדיים בגין הפקדת הכספים.
- טיפול במשוב לבקרה בין הגופים המוסדיים לבין המעסיק בגין הפקדת כספים.
גוף שמעניק אחד או יותר מהשירותים לעיל ייחשב לגורם המתפעל של המעסיק
מפרט שירות נוסף לשירותי התפעול למעסיק ולעובדים
- טיפול בתקלות שעלו במשוב הבקרה (היזון חוזר) ושליחה חוזרת של הקבצים עד לקבלת אישור קליטה מלא.
- קבלת מידע על אודות יתרות פיצויים של עובד בהתייחס לתקופת חבותו של המעסיק ולצורך עמידתו בחובותיו על פי דין.
- טיפול בתהליך עזיבת עבודה לעובד – טופסי 161א, ריסק זמני, פדיונות, המשך הפקדות, קליטה במעסיק חדש.
כיצד מטפלים במידע שגוי בהיזון החוזר ?
- המעסיק מחויב להעביר קובץ תקין – עם קבלת היזון חוזר על דחיית הקובץ במלואו לא ייקלטו זכויות העובד בחברה המנהלת. החברה המנהלת אף עשויה להחזיר את הכספים למעסיק.
- המעסיק מחויב לטפל בהערות החברה המנהלת בתוך 5 ימים – כדי לוודא שזכויות העובדים נקלטו באופן תקין.
- המעסיק מחויב לוודא את קליטת הכספים התקינה כל חודש ולקבל אישור לכך מהגופים המוסדיים.
היזון חוזר יישלח אל המעסיק בקובץ XML. נדרשת היערכות מיכונית ותוכנה ייעודית לצורך קריאת הקובץ והטיפול בו.
מהן סוגי התקלות בהיזון החוזר?
- מרבית התקלות נובעות מפערי מידע בין מערכות השכר ומערכות הגופים המוסדיים. פערי המידע נוצרו בעקבות הקמת תכניות ידניות בכמה מערכות ועל ידי מספר גורמים.
- תקלות במבנה הקובץ.
- תקלות בעקבות שינויים בשכר או במבנה ההפקדות לקופות השונות.
- תקלות טכניות רבות במערכות הגופים המוסדיים, שמייצרות קובצי היזון חוזר שגויים.
אילו הודעות יועברו על ידי החברה המנהלת?
- העמיתים יקבלו דיווחים חודשיים על קליטת ההפקדות. מידע כאמור יועבר באמצעות הודעה לטלפון הנייד או באמצעות המייל. העמיתים אף יוכלו לראות סטטוס קליטת הכספים באזור האישי באתר הגוף המוסדי.
- הגופים המוסדיים יאפשרו לכל מעסיק שימוש בחשבון מקוון, פורטל מעסיקים, שבו יוכל המעסיק לצפות בנתוני ההפקדות ויתרות הפיצויים של עובדיו.
סיכום אפשרויות המעסיק כיום
- אתר מעסיקים של הגוף המוסדי – לחברות קטנות שבהן העובדים מבוטחים בגוף מוסדי אחד, עדיף לבצע לבד את יצירת הקובץ והתשלומים. לצורך כך נדרש הליך רישום לפורטל מעסיקים של הגוף המוסדי. אולם המעסיק צריך לתקן לבד תקלות ולבקש מהגוף המוסדי דוחות יתרות פיצויים.
- המסלקה הפנסיונית – המסלקה מייצרת קובצי גבייה בפורמט האחיד, אך לא מספקת את קובצי ההיזון החוזר, כך שהמעסיק לא יודע אם הכספים נקלטו וכיצד. כמו כן, המעסיק צריך לתקן לבד תקלות ולבקש מהגוף המוסדי דוחות יתרות פיצויים.
- תוכנת השכר – תוכנת השכר יודעת לייצר קובצי גבייה בפורמט האחיד, אך חלקן לא יודעות לתרגם את קובצי ההיזון החוזר או שנדרשת רכישת רכיבים נוספים במערכת לצורך כך. כמו כן, המעסיק צריך לתקן לבד תקלות ולבקש מהגוף המוסדי דוחות יתרות פיצויים.
- חברות תפעול – חלקן מאפשרות מפרט שירותים מלא, כולל תיקון התקלות בהיזון החוזר, ושליחתם מחדש עד לקבלת אישור סופי לקליטת הכספים התקינה.
מפניותיהם של בעלי עסקים קטנים, מייצגים, וחברות תפעול שעוסקות ביישום התקנות לעיל, מתברר כי ישנן תקלות רבות בקליטת הקבצים בגופים המוסדיים, ובעיקר בקבלת היזון חוזר מהגופים המוסדיים למעסיק.
התקלות הללו מחייבות את המתפעלים להיות בקשר שוטף עם נציגי הגופים המוסדיים כדי לקבל את הקבצים, שאמורים להגיע בפורמט הקבוע בתקנות באופן מקוון.
כתוצאה מכך, כספים רבים אינם נקלטים בזמן הקבוע בתקנות ומושקעות שעות עבודה רבות בתיקון התקלות שהגופים המוסדיים מייצרים.
התהליך המסורבל הביא לכך שהמתפעלים דורשים מהעסקים הקטנים מאות שקלים בחודש ומהווה נטל כבד מאד על ציבור העסקים הקטנים, שגם כך חווה בשנים האחרונות הגדלה משמעותית של הוצאות השכר לעובדים.
לא רק שהחקיקה לא הביאה לחיסכון עלויות התפעול אלא שהביאה להגדלת עלויות השכר עקב רגולציה מסורבלת שלא הונגשה כראוי לעסקים קטנים.
בימים אלה מתנהל משא ומתן עם רשות שוק ההון בהובלת לשכת יועצי המס והתאגדות העסקים הקטנים בישראל, לשינוי מהותי של תקנות ממשק מעסיקים. מטרתנו להוריד כמעט לגמרי את העלות הכבדה למעסיקים.
במקום שיטה שמתקנת תקלות, אנו מציעים שיטה שתמנע את התקלות מלכתחילה.
בבסיס ההצעה מוצע כי כל הקמה של תכנית פנסיונית או שינוי בה, ייערך במערכת הגופים המוסדיים בלבד ויועבר בקובץ הקמה אלקטרוני אחיד, באופן ישיר או עקיף, למערכות השכר להקמה אוטומטית. עוד מוצע, כי לא יהיה אפשרי להקים או לשנות מידע במערכת השכר באופן ידני.
כך נוודא שהמידע הקיים במערכות השכר יהיה זהה למידע במערכות הגופים המוסדיים ונמנע את מרבית התקלות שאיתן אנו מתמודדים כיום.
עוד מוצע לאפשר למעסיקים לשלם בהוראת קבע בסכום משתנה, כך שמעסיק ידווח כל חודש רק על השינויים בשכר והגוף המוסדי ייגבה את הכספים בהתאם לדיווח באופן אוטומטי.
כך נוכל להוריד את עלות התפעול למעסיק בצורה ניכרת, ולהוריד עומס כלכלי כבד שהוטל עליו.
סוגיות רבות בהצעתנו עודן מחייבות דיון, כגון: כיצד לבצע יישור קו ראשוני במידע, כיצד יועברו קובצי המידע למערכות השכר ועוד. ואולם בדיונים מול רשות שוק ההון אנו מוצאים שותף קשוב, שמוכן לבדוק לעומק כל הצעה שתפתור את הבעיות שנוצרו בעקבות הוראות ממשק המעסיקים.
אני תקווה שנוכל להביא בשורה אמתית למשק, ולהוריד עלויות מיותרות מהמעסיקים.
הכותב הוא מנהל שותף קבוצת WE
משנה ליו"ר התאגדות העסקים הקטנים בישראל
