עסקים קטנים מתאפיינים בכך שכל אדם בעסק נדרש למלא מספר תפקידים בו זמנית. כך עובד יכול למצוא את עצמו ממלא, בנוסף לתפקיד המרכזי שלו, את התפקיד של איש השיווק, האדמינסרטור, איש הלוגיסטיקה, מנהל החשבונות ועוד ועוד. עומס המשימות שעומד בפני בעל עסק יוצר הרבה פעמים תחושה של חוסר שליטה, כאילו שהזמן בורח מבין האצבעות ומרוב שממלאים תפקידים נוספים לא נשאר זמן לעשות את העבודה שלשמה הקמנו את העסק.
אז איך דואגים שהזמן ישאר בשליטתנו?
הדבר הראשון שחשוב להבין הוא שאין לנו שום יכולת לנהל את הזמן. זמן הוא זמן והוא ממשיך לתקתק בין אם נעשה הרבה ובין אם לא נעשה כלום. הדבר שנמצא בשליטתנו הוא הניהול של עצמנו.
ולא נעים להודות אך מסתבר שהרבה פעמים אנחנו אגוז די קשה לפיצוח – וקשה לנו להשתלט על העובד הסורר שהוא עצמנו.
אז מה עושים? איך משנים הרגל של שנים? איך לומדים לנהל את עצמינו?
החדשות הטובות הן שכל הרגל סופו להיטמע ולהפוך לטבע. הרגלים טובים והרגלים רעים פועלים לפי אותה שיטה. ברגע שבמוח נוצר מסלול פעולה כתוצאה מהתנהגות מסויימת, חזרה על המסלול מעמיקה ומחזקת אותו יותר עד שהוא הופך להיות ברירת המחדל.
לא בכדי קשה לשנות דפוסים ישנים וליצור חדשים. תדמיינו לעצמכם שדה מלא קוצים שיש בו דרך סלולה. לאן תבחרו ללכת? כמובן שבדרך הסלולה. אך לעיתים הדרך הסלולה היא לא האפקטיבית יותר ואז אנחנו נדרשים לסלול דרך חדשה. כדי לסלול חדשה נאלץ להיכנס לתוך שדה הקוצים ורק החזרתיות על ההליכה בדרך החדשה תעזור לייצר שם דרך פתוחה וקלה להליכה.
כך גם עם הרגל חדש- כדי לסלול דרך במוח להרגל החדש- תצטרכו לדבוק בו ולחזור עליו בדיוק שוב ושוב בלי לעשות לעצמכם הנחות, עד שההרגל יהפוך לטבע ויתרחש לכאורה ללא מאמץ.
מה דורש ניהול אפקטיבי של זמן:
1. תכנון – תכננו את היום שלכם, את השבוע, את החודש. כמו כן פנו זמן לתכנן משימות מורכבות. ככל שהתכנון יהיה קפדני יותר, כך ההספקים שלכם יעלו כמותית ואיכותית.
2. חלוקה לקטגוריות – כשאתם מחברים יחד משימות לקטגוריה אתם מייעלים את ניהול המשימה ומקצרים את הזמן. דוגמא לחלוקה: משימות המתנהלות מול מחשב, שיחות טלפון, תיוקים, משימות שיווק,משימות הקשורות להנהלת חשבונות וכו. קיבוץ משימות דומות תחת קטגוריה וביצוען במרוכז חוסך במשך ההתארגנות, מצמצם טעויות וכפל פעולות.
3. האצלת סמכויות – במשימות שבהן אין לכם יתרון יחסי- תנו למישהו מקצועי יותר לבצע את המשימה. חלקו את המשימות לאנשים נוספים בתוך העסק או מחוצה לו כך שישאר לכם זמן לביצוע הפעילות העסקית ההמרכזית והחשובה שלכם.
4. שיטה וסדר – צרו לעצמכם שיטות עבודה, הרגלי עבודה שחוזרים על עצמם, דפוסי פעולה קבועים. למשל : געו בכל מסמך פעם אחת- ברגע שהמסמך בידיים שלכם טפלו בו ותייקו אותו, כך תמנעו קנסות, לחצים מיותרים וערימות גבוהות של מסמכים. יצירת שיטה וסדר הופכת חלק מהפעולות שלנו לאוטומטיות ובכך חוסכת אנרגיה.
5. טכנולוגיה – תשתמשו בטכנלוגיה היא יכולה לחסוך לכם זמן רב. אפליקציות לניהול משימות כמו wunderlist , keep, ניהול חשבוניות וקבלות ברשת (בעיקר לבעלי עסק קטן), אפליקציה לסריקת מסמכים, אפליקציות לניהול שעות עבודה ופרוייקטים, ניהול תקציב וכו. יש היום מגוון גדול של אפליקציות שייעלו עבורכם את העבודה.
6. השתמשו במטריצת חשוב ודחוף ליצירת תיעדוף של המשימות. משימה חשובה היא משימה שהערך שלה מהותי לנו. למשל: לשווק את העסק זו משימה חשובה מכיוון שזה מה שיאפשר לעסק שלי לצמוח ולהתקיים. לעומתה- משימה דחופה היא משימה שהזמן מגדיר אותה ככזו. לדוג': אני צריכה לשלם את הדוח בדחיפות מכיוון שמחר התאריך האחרון לתשלום. אני צריכה להתכונן למבחן בדחיפות מכיוון שהוא מתקיים עוד יומיים. לגבי כל משימה תשאלו את עצמכם עד כמה היא חשובה (מהותית לי) ועד כמה היא דחופה (צריכה להתבצע בהקדם). המשימות שצריכות לתפוס את מירב זמנכם הן המשימות החשובות והדחופות והמשימות החשובות והלא דחופות. כל היתר הן ביזבוז זמן.
את המשימות שבצו ביומן לפי הסדר הבא:
1. ראשית רישמו את כל המשימות הקשיחות – משימה קשיחה היא משימה שמתקיימת בזמן קבוע ושאי אפשר להזיז אותה לזמן אחר.
2. לאחר מכן שבצו ביומן את כל המשימות החשובות והדחופות לדוג': אם אתם יודעים שאתם צריכים להכין את המוצרים שלכם לקראת תערוכה שמתקיימת בעוד יומיים, סיגרו לכך זמן ביומן בכדי לוודא שאתם מנהלים את זמן המשימה כראוי.
3. בשלב השלישי שבצו משימות חשובות אך לא דחופות – משימות מהזן הזה הן משימות שיש לנו נטייה לדחות. חשוב לי לשווק את העסק שלי אך זה לא דחוף כי כרגע יש לי מספיק עבודה .בהגיון אני מבינה שאם לא אשווק את עצמי אני עשויה להגיע לנקודת זמן בה לא תהיה לי די עבודה, אך מכיוון שתחושת הדחיפות חסרה, קשה לי להניע את עצמי לבצע את המשימה. בכדי לא להיות חכמים בדיעבד צרו עוד היום זמנים קבועים לקידום המשימות החשובות והלא דחופות.
4. את כל יתר המשימות שבצו על פי הזמן שנשאר.
5. השאירו 15%-10% זמן פנוי לדברים לא צפויים.
לסיכום, כמו בכסף, כך גם בזמן – הזמן הגדול נמצא בזמן הקטן. כל ה'קטנות' שאנו מבזבזים – גולשים קצת בפייסבוק, מתקשקשים בווטסאפ, מנהלים שיחת טלפון סתמית וכו'… מצטברים יחד לזמן גדול וכך יוצא שחלק ניכר מהיום שלנו עשוי להתבזבז על דברים לא חשובים.
ניהול עצמי הוא מיומנות נרכשת וכל אחד יכול – והזמן הכי טוב להתחיל בכך הוא ברגע זה ממש. בהצלחה!
*הכותבת הינה בעלת מנהלת ייעוץ ארגוני ופיתוח קריירה
