אבני הדרך לבדיקת הנהלת החשבונות בעסק / יעל לב – רן

כבעל עסק מתחילת העצמאות צריך להיות עם האצבע על הדופק. ולכן, הפעם נתמקד בהנהלת החשבונות. הנהלת חשבונות היא עסק מסובך לעצמאי שלא למד את תחום החשבונאות. כל בעל עסק זקוק לשירותיו של מנהל/ת חשבונות ולמעשה החל מהשלבים הראשונים של תיכנון העסק כבר יש צורך להיעזר בו בהנפקת חשבוניות ורישומן, הכנת משכורות, תשלום לספקים, גביית חובות, רישומי מלאי, התאמות הבנקים וכל מה שקשור לכסף בעסק. אך לא פעם נוצר שבעלי עסקים נתנו יד חופשית למנהלי החשבונות והסיפור הסתיים רע (משכורות גבוהות מדיי לעובדים וכו..) לכן כעצמאי החובה שלך לקיים את נוהל ניהול הספרים. סיבה נוספת לחובת ניהול הספרים היא אי הידיעה, מנהל/ת החשבונות כחלק מתפקידו ינפיק לך את החשבוניות ויחשב את המשוכורות וחשוב לבדוק כי אין טעויות בתהליך. ואלה הפעולות שבעל העסק מחוייב לבצע בכדי לשמור על הסדר:

1. דיווח נכון ובזמן למוסדות השונים והקבועים שיש לעסק כל חודש או חודשים לפי מחזור העסק.

2. רצף בין החשבוניות/קבלות של ההכנסות העסק ולוודא כי הכל נרשם.

3. על כל הוצאה שיוצאת בחשבון או כרטיס העסק חייבת להיות חשבונית/קבלה. הוצאה שאין בגינה מסמך אין להכניסו לחוב בעלים.

4. כל חשבונית להיכנס לכרטיס הנכון, לדוג': קניות של פרחים צריך להיכנס לקניות פרחים ולא לקניות כללי כך יש לבעל העסק יותר מעקב אחרי חומרי הגלם שלנו.

5. כמו כן, אותו הדבר לגבי ההכנסות. לא להכניס לכרטיס הכנסות כללי אם יש שלושה מוצרים עיקרים. עדיף לחלק פר מכירה לדוג' אירועים: לקטלג לפי אירועי צהריים או ערב.

6. מעקב על חשבוניות "קבועות". ישנם חשבוניות שכל חודש העסק מקבל: חשמל, מים, אינטרנט. כך ניתן לראות האם יש "הנחות" או ניתן לקצץ בהוצאות.

7. מעקב אחר המשכורות אשר עוברות לעובדים. ובמידה והעובד/ת לא נרשמו באותו החודש חובת המעסיק לבדוק מדוע והאם הוא זכאי ע"פ חוק.

8. חובה להכין התאמות ומעקבים אחרי הכסף שלך:
• התאמת בנקים צריכה להיות באופן שוטף, במידה ויש שאלות צריך להיות תשובה מידית (לא בסוף שנה).
• במצב של מעקב שוטף ניתן לעשות תזרים מזומנים וכך לדעת את צפי ההוצאות וההכנסות עד שלושה חודשים קדימה.

9. כל חודש המעסיק מחוייב להגיש דוח של גיול חובות של לקוחות/ספקים שאחריהם מנהלי החשבונות עוקבים על ההכנסות וההוצאות של בעלי העסק.

כאשר הפעולות הנ"ל נעשות בכל חודש, בעל העסק יצליח לעקוב אחרי הנעשה וההתנהלות העסקית שלו תהיה תקינה ללא טעויות. כך הוא יוכל לסדר את ההכנסות וההוצאות ולדעת מה הצעד הבא אותו הוא יכול לתכנן. תפקידם של מנהלי החשובונות הינו חשוב ומשפיע ביותר על כל העסקים, מהקטנים ועד הגדולים. הוא נוגע בלב הכספי של העצמאים ולכן חשוב שיתנהל ללא טעויות.מהתנסותי בשטח של בעלי העסקים אני רואה עד כמה הנושא חשוב ומשפיע במידה וההתנהלות אינה נכונה. עסקים יכולים ליפול עד מצב של קנסות ואפילו לגרוע מכל 'פשיטת רגל'. מכיון שהנתונים החשובים לא הגיעו בזמן. לכן עצתי לכם: שמרו על הסדר ודעו מה קורה בעסק שלכם ובסביבתו.

* הכותבת הינה מנהלת חשבונות ויועצת עסקית