מדוע ניהול נכון של תזרים מזומנים כל כך קריטי לעסק?

העסק שלי מצליח, אבל איפה הכסף?" שאלה זו מלווה בעלי עסקים רבים אשר מנהלים עסק מצוין ורווחי. התשובה טמונה בדרך כלל בתזרים המזומנים. מדוע הוא כל כך קריטי להצלחת העסק?

כתבה: קרן וייכמן – יועצת עסקית, התאגדות העסקים הקטנים בישראל 

המזומנים הם הכוח המניע את העסק. גם עסק המציג דוחות המעידים על רווחיות, עלול להיקלע למצוקה תזרימית שעשויה להביא אותו למצב של חדלות פירעון. במרבית המקרים, הסיבה למצוקה זו נעוצה בחוסר התאמה בין מועדי כניסת המזומנים אל העסק לבין יציאתם ממנו. תזרים מזומנים המנוהל נכון, מאפשר שליטה מלאה על זרימת התקבולים והתשלומים של העסק ומציג תמונה מדויקת של יתרת המזומנים בכל זמן נתון, כולל תכנון עתידי. התכנון העתידי, אם מבוצע באופן יסודי ושיטתי, מקנה לבעל העסק את האפשרות לצפות מראש מצבים שבהם יתקשה לעמוד בהתחייבויות כספיות ולהיערך לכך בהתאם באמצעות גבייה מלקוחות, דחיית תשלומים לספקים או לקיחת הלוואה לצורך הון חוזר מבעוד מועד.

במקרים רבים, בגלל היקפי מכירות ואחוזי רווח גבוהים, בעלי עסקים מופתעים כאשר הם נקלעים למצוקה תזרימית ומגלים זאת מאוחר מידי, כשהעסק כבר נמצא בשלבי קריסה. אם היו מנהלים תזרים מזומנים מסודר, ניתן היה להיערך לכך בהתאם. לדוגמה, חברת קייטרינג חדשה, חתמה על חוזה עם מספר מוסדות ציבוריים, במחירים ותנאי תשלום שנקבעו מראש. הכנסותיה מבוססות על מוסדות אלה בלבד, בתנאי תשלום של שוטף +90. בנוסף, החברה מעסיקה 15 עובדים ומשלמת לספקים במזומן, כדי לקבל מהם הנחה. בעל החברה אינו מנהל תזרים מזומנים, ולכן לא צפה את מצוקת המזומנים שאליה נקלעה החברה כעבור חודש. בעל החברה שילם, כמובן, את המשכורות ושאר ההוצאות הקבועות בזמן, ואפילו המשיך לשלם לספקים במזומן, מאחר וידע שהחברה רווחית ובעלת הכנסות גבוהות. הבעיה הייתה בתזרים המזומנים בלבד. כעבור חודש, התרוקן חשבון הבנק, שספג רק הוצאות ללא הכנסות ובחודש שלאחר מכן, הפכה החברה לחדלת פירעון ונסגרה. מקרה כזה עלול להתרחש בכל עסק, ללא קשר לענף שבו הוא פועל, להיקפי המכירות או לאחוזי הרווח שלו.

תזרים המזומנים הבסיסי ביותר, בנוי כטבלה בעלת חמש עמודות: תאריך, יתרת תחילת יום, הכנסה, הוצאה ויתרת סוף יום. התמונה העתידית מתאפשרת באמצעות הזנת הכנסות עתידיות צפויות (למשל צ'קים דחויים של לקוחות) והזנת הוצאות עתידיות (למשל משכורות לעובדים או צ'קים לספקים). ההוצאות העתידיות מורכבות בדרך כלל מהוצאות קבועות כמו – שכירות, אגרות למיניהן, משכורות וכדומה ומהערכה של הוצאות שאינן קבועות. באמצעות נתונים אלה, ניתן להעריך את המצב העתידי של העסק ולהימנע ממצב של מצוקת מזומנים.

מספר כללים לניהול נכון של תזרים המזומנים:

1. גבייה – יש להקפיד על גביית הכספים מהגורמים החייבים לעסק. המזומנים לא יגיעו לבד לחשבון הבנק, יש לאסוף אותם ולתזמן את הגעתם.
2. תשלומים לספקים – יש להקפיד על שליטה מלאה במועדי התשלומים ולא "לפזר" צ'קים או להתחייב לתשלומים באופן שרירותי. לרוב, דחייה או חלוקה לתשלומים מאפשרת שליטה על מועדי ההוצאות.
3. קבלת צ'קים דחויים – יש לשאוף לתשלום ביום העסקה. אם סוכם על תשלום דחוי, יש לקבל את הצ'ק הדחוי ביום העסקה ולא להגיע למצב שבו בעל העסק צריך "לרדוף" אחרי לקוח כדי לקבל אותו.
4. הוצאות משתנות – ניתן לשלוט בתזמון של הוצאות שאינן קבועות. לדוגמה, דלק – ניתן לרכוש התקן אוטומטי המאפשר תדלוק ללא תשלום במזומן. החיוב מתבצע אחת לחודש בתאריך שנקבע מראש. את תאריך התשלום ניתן לדעת מראש ואת הסכום ניתן להעריך.
5. הון חוזר – מומלץ להחזיק בחשבון הבנק רזרבה שתהווה "רשת הצלה" למקרה של מצוקה תזרימית.
6. פיצול חשבונות – יש להפריד בין החשבון העסקי לחשבון הפרטי על מנת לקבל תמונה נכונה על מצב החשבון של העסק ללא השפעת הכנסות או הוצאות פרטיות / משפחתיות.
7. סיוע מקצועי – ניתן להסתייע בגורם חיצוני, כגון יועץ עסקי, אשר ינהל את תזרים המזומנים באופן מקצועי ושיטתי. במידה והתזרים מנוהל על ידי בעל העסק, עליו להשתמש בתוכנה ייעודית או בטבלת אקסל הבנויה בהתאם.
8. הלוואה לצורך הון חוזר – במידה וצפויים קשיים תזרימיים ניתן לקבל סיוע מהבנק באמצעות הלוואה שתגשר על הפער התזרימי שעתיד להיווצר. התכנון העתידי שבתזרים המזומנים, מאפשר לקיחת הלוואה בשלב מוקדם כאשר העסק נמצא במצב טוב, במקום לחכות למצב שבו הבנק לא ימהר לתת לעסק הלוואה בגלל הקשיים שאליהם הוא נקלע.